Med anledning av skärpta coronarestriktioner har styrelsen i Grötviks Segelsällskap beslutat att genomföra årsmöte och höstmöte digitalt via Zoom den 28 november med start kl 10.00 som planerat.
GSS styrelse vill minimera riskerna för smittspridning och värna om medlemmarna i GSS och på samma gång göra det möjligt för så många som möjligt av medlemmarna att delta vid mötena. Vi som arrangerar mötet gör vårt bästa för att på ett säkert sätt kunna genomföra årsmöte och höstmöte men vi ber på förhand om överseende med eventuella tekniska problem eller fördröjningar eftersom situationen är ny för oss.
Mötet kommer att följa respektive dagordning för årsmöte och höstmöte. Precis som vid ett fysiskt medlemsmöte ges information till medlemmarna samt presentation av redovisningar och beslutsförslag med möjlighet till frågor och diskussion. Bildspel för presentationen delas via video under mötena.
Agenda
9.30-10.00 Incheckning på Zoom-mötet
10.00-10.15 Teknisk genomgång av Zoom och funktioner för handuppräckning, röstning, mikrofonhantering, chatt etc.
10.15 Årsmöte startar
Efter årsmötet tar höstmötet vid.
Ta gärna del av dagordning och möteshandlingar före mötet.
Möteslänk skickas via e-post till alla medlemmar. Om du inte fått e-post så registrera din adress via formulär Registrera e-post så kommer du att få länken inför mötet.
Observera! Efter incheckning på Zoommötet ska deltagare vara identifierbara med medlemsnummer vid sitt namn för att enkelt kunna pricka av mot röstlängd. Medlemsnummer finns på fakturorna från GSS.
Uppdatering: Som hjälp finns här en instruktion för Zoom (uppdaterad) och hur mötet kommer att gå till när det gäller röstning mm.
När du ansluter till mötet väljer du ”Join with computer audio” samt godkänner att mikrofon och kamera används.
Allra bäst ljud får du om du kan använda ett headset.
Alla deltagares mikrofoner är automatiskt avstängda från början.
Videokamera kan gärna vara igång om du har för att få ett mer levande möte.
Du som vill delta vid mötet och inte redan har erfarenhet av videomöten och Zoom rekommenderas att förbereda dig genom att ladda ner datorprogrammet Zoom från www.zoom.us som finns för både Windows, Mac och Linux. Det finns även appar för läsplatta eller mobil.
Det går att använda en vanlig webbläsare men det fungerar bättre med installerat program.
Passa på att bekanta dig med programmets funktioner för att vara förberedd vid mötet, i synnerhet hantering av mikrofon på/av (mute), handuppräckning (raise hand) och chatt. Det går att skapa egna möten utan kostnad för att prova på egen hand.
Detaljer om systemkrav finns här.
Bakgrund:
Det finns inte någon lag som reglerar hur föreningsstämma ska genomföras för ideella föreningar vilket Grötviks Segelsällskap är. Det är endast föreningens stadgar som reglerar detta. Styrelsen har gjort överväganden om avsikten med stadgebestämmelserna, föreningens praxis och de rådande omständigheterna. och använt de tillfälliga lagarna för föreningsstämmor i exempelvis ekonomiska föreningar (2020:198 och 2020:300) som vägledning för mötenas genomförande men med vissa förenklingar gällande röstningsförfarandet.
